Breakout Rooms in Teams werden mit zwei neuen Funktionen erweitert: Vorerstellung von Räumen und Raumverwaltung für Moderatoren.
Breakout Rooms erhalten in den nächsten Wochen zwei Updates die Microsoft bei der Ankündigung im Dezember 2020 bereits für zukünftige Funktionen erwähnte.
1. Vorerstellung von Teams Breakout Rooms
Wird eine Besprechung geplant kann der Organisator in der Besprechung vorab die Räume erstellen und eingeladene Personen einem Raum zuordnen. Besprechungen mit Breakout Rooms unterstützen max. 300 Teilnehmer.
2. Raumverwaltung für Moderatoren
Im Moment kann nur der Organisator Räume verwalten. Mit dem Update ist es Organisatoren möglich für Besprechungen mit Breakout Rooms Moderatoren zu definieren. Moderatoren können die Verwaltung der Räume übernehmen. Zur Verwaltung zählen folgende Punkte:
- Assign users to rooms
- Add/delete rooms
- Open/close rooms
- Re-assign users to rooms
- Send announcements
- Recreate rooms
- Set timer
- Adjust other Breakout rooms settings
Organisatoren und Moderatoren müssen im aktuellen Status 4 Punkte beachten:
- Moderatoren werden pro Besprechung definiert und nicht pro Raum. Sie können alle Räume der Besprechung verwalten.
- Externe Teilnehmer können keine Moderatoren sein.
- Organisator und Moderatoren müssen im Teams Desktop Client teilnehmen um ihre Funktion auszuführen.
- Es kann immer nur ein Moderator Räume verwalten. Übernimmt ein anderer Moderator wirft es den aktuellen Moderator aus der Raumverwaltung raus, Organisator inklusive.
Breakout Rooms vorab erstellen
Kompliziert ist der ganze Vorgang bei der Planung nicht.
- Die Besprechung wird in Teams oder Outlook erstellt und an die Teilnehmer versendet.
- In Teams wird die Besprechung editiert, dort gibt es neu eine zusätzliche Registerkarte Breakout rooms mit der Möglichkeit die Räume vorab anzulegen.
- Teams möchte wissen wie viele Räume erforderlich sind.
- Die Räume werden erstellt. Optional lassen sich die Räume umbenennen, löschen oder Einstellungen für die Besprechung anpassen. Sind zusätzliche Räume erforderlich fügt Teams über ein + weitere Räume ein.
- Bei der Zuordnung der Teilnehmer möchte Teams wissen ob es die Personen automatisch einem Raum zuweisen soll oder es eine manuelle Zuweisung ist.
- Nachdem die erstmalige Raumzuordnung stattgefunden hat können Personen bei Bedarf einfach umgeordnet werden.
- Breakout Rooms inkludieren allgemeine Einstellungen die für alle Räume gelten. Hier ist es nun möglich Moderatoren für die Besprechung zu definieren. Weiters kann der Organisator bei der Planung definieren wie lange ein Breakout Room verfügbar ist und ob Teilnehmer sofort ihrem Raum zugeteilt werden.
