Im August wird die Versionierung von gespeicherten PST-Dateien in SharePoint und OneDrive for Business zeitlich auf 30 Tage reduziert.
Synchronisiert jemand lokal gespeicherte PST-Dateien (Outlook Data Files) mit SharePoint Online und OneDrive können die Dienste sehr viele Versionen speichern und dadurch der genutzte Speicherplatz unkontrolliert wachsen. Generell ist es nicht empfohlen PST-Dateien mit SharePoint/OneDrive zu synchronisieren. Über eine File Type Block Policy könnten solche Dateien vom Sync ausgeschlossen werden.
As best practice PST files should not be uploaded on OneDrive for Business and SharePoint Online team site document libraries due to the impact on storage and network bandwidth. When PST files are uploaded on OneDrive for Business and SharePoint Online team site document libraries, Outlook updates PST files generating multiple versions which leads to storage being quickly consumed by the multiple versions of the PST file.
Wie bei SharePoint und OneDrive üblich werden standardmässig pro Datei 500 Versionen gespeichert. Eine zeitliche Frist gibt es bisher keine. Für PST-Dateien wird es Microsoft ab 16. August ändern und eine zeitliche Frist von 30 Tagen einführen. Alle PST-Dateien mit Versionen älter als 30 Tage wird SharePoint unwiederbringlich löschen und damit Speicherplatz freigeben. Die Anpassung betrifft alle Versionen von bestehenden PST-Dateien und alle ab 13. August neu erstellten Dokumentenablagen. Andere Dateiformate sind davon nicht betroffen.
Die neue Regelung wird im August standardmässig aktiviert. Sollte es jemand nicht wollen erhalten SharePoint Administratoren die Möglichkeit bis 13. August via PowerShell ein Opt-out durchzuführen.
- SharePoint PowerShell 16.0.21411.12000 oder höher ist erforderlich.
- Über Set-SPOTenant kann das PST Trimming im SharePoint Tenant deaktiviert werden.
Set-SPOTenant -DisableOutlookPSTVersionTrimming $true